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12 | 2016

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Management Software für

Management Software für Arbeitssicherheit, Umweltmanagement und Nachhaltigkeit Eine Lösung, die alle Themen des betrieblichen Arbeits- und Umweltschutzes sowie des Nachhaltigkeitsmanagements umfasst, bietet Vorteile: Daten können überall erfasst und zentral ausgewertet werden, Dokumente sind strukturiert sowie aktuell und Aufgaben lassen sich leichter steuern. Das Berliner Unternehmen EcoIntense GmbH hat für diesen Zweck die Software EcoWebDesk entwickelt und unterstützt damit seit 2007 Anwender unterschiedlicher Industrien. Software kann dabei helfen, Arbeitssicherheit, Umweltmanagement und Nachhaltigkeit im Unternehmen zu steuern. Bild: voltamax / pixabay Der Einsatz professioneller Software- Lösungen in unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens ist heute zum Standard geworden. Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme unterstützen unternehmensweite Prozesse und ermöglichen effizientes Handeln. Im betrieblichen Arbeits- und Umweltschutz wird jedoch zum Teil immer noch mit Papier- und Excel-Listen gearbeitet. Separate Insellösungen für Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und Ressourcen-Monitoring sind selbst in Großkonzernen keine Seltenheit. Wenn jedoch die Arbeits- und Umweltschutzmaßnahmen ganzheitlich betrachtet und bewertet werden sollen, stehen die Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Umweltbeauftragte und Nachhaltigkeitsmanager vor einem großen Aufwand und vor Datenmengen aus unterschiedlichen Quellen und Strukturen. Beispielsweise müssen Informationen aus verschiedenen Systemen, die untereinander oft nicht kompatibel sind, zusammengeführt oder Office-Dokumente ausgetauscht werden, bis niemand mehr nachvollziehen kann, welche Dateiversion die aktuelle ist und wer was, wann, wo eingetragen hat. Eine professionelle Software-Lösung wie EcoWebDesk soll hier Abhilfe schaffen, für mehr Transparenz sorgen, die Fachbereiche miteinander vernetzen und dadurch allen Beteiligten ermöglichen, effizienter zu arbeiten. Gefährdungen dokumentieren und bewerten Gefährdungsbeurteilungen für Produktionsvorgänge oder Tätigkeiten lassen sich mit der webbasierten Lösung schnell erstellen. Alle relevanten Informationen werden zentral hinterlegt, Gefahren dokumentiert, Risiken bewertet und Schutzmaßnahmen festgelegt. Zeitintervalle für die automatischen Erinnerungen an Aktualisierungen können von den Anwendern bestimmt werden. Dies soll gewährleisten, dass jedes Dokument rechtzeitig gepflegt wird und stets der aktuellste Stand vorhanden ist. Ältere Versionen werden automatisch und revisionssicher archiviert. Das standardisierte Vorgehen bei der Erstellung und Pflege von Gefährdungsbeurteilungen sorgt für Einheitlichkeit sowie Struktur in der Dokumentation und verschafft den Fachkräften für Arbeitssicherheit mehr Zeit für andere Aufgaben. Besucher, Fremdunternehmen und Mitarbeiter online unterweisen Sobald Lieferanten, externe Auditoren oder andere Besucher und Fremdfirmen das Gelände eines produzierenden Unternehmens einmalig oder dauerhaft betreten, ist in der Regel eine Sicherheitseinweisung zwingend erforderlich. Um Zeit zu sparen, kann diese online und bereits vor dem Betreten des Betriebsgeländes erfolgen. Mit der Software lassen sich Besucher und Termine anlegen und verwalten. So kann auch der Pförtner auf einen Blick erkennen, welche Sicherheitseinweisungen nötig sind und welche bereits durchgeführt wurden. Registriert ein Mitarbeiter einen Gast vor dem geplanten Termin, wird direkt aus dem System eine E-Mail verschickt, die einen Link zur entsprechenden Online-Unterweisung enthält. Diese kann sofort am Arbeitsplatz oder auch an einem Terminal beim Betreten des Geländes durchgeführt werden. Nach erfolgreich abgeschlossener Unterweisung kann der Besucherausweis erzeugt und in verschiedenen Formaten gedruckt werden. Ähnlich standardisiert lassen sich auch eigene Mitarbeiter online unterweisen. Die Lerninhalte werden zentral im System vorbereitet und auf Wunsch können Bilder und Videos in die Präsentationsfolien eingebunden werden. Die multimedialen Inhalte sollen die Motivation und den Lerneffekt erhöhen. Nachdem eine Unterweisung freigegeben ist, erscheint sie auf der persönlichen Übersichtsseite in der Software, 38 UmweltMagazin Dezember 2016

Management und jeder Teilnehmer kann sie von seinem Arbeitsplatz aus abrufen. So entfallen langwierige Terminabsprachen, Reisekosten zu Vor-Ort-Terminen werden gespart, und die Schulung wird flexibel in den Alltag der Belegschaft integriert. Audits vorbereiten und durchführen Wenn Unternehmensprozesse überprüft werden, beispielsweise im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, bedeutet dies vor allem einen hohen Organisationsaufwand. Der Druck steigt umso mehr, sobald externe Auditoren involviert sind, wie etwa bei Lieferantenaudits in der Automobil- und Maschinenbau-Industrie oder bei der Vorbereitung auf die Zertifizierung von Umwelt-, Energie- und Arbeitsschutzmanagementsystemen. Die Software ist auch dafür geeignet, Managementsysteme nach den internationalen Standards ISO 14001, ISO 50001 und OHSAS 18001 zu unterstützen, offiziell bestätigt von der Dekra Assurance Services GmbH, Stuttgart. Alle anstehenden Audits mit Zeitraum und Status sind in einer Übersicht erfasst und lassen sich so priorisieren und planen. Interne und externe Auditteilnehmer werden registriert und erhalten zeitgleich eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Nach der Auswahl des entsprechenden Fragenkatalogs können Antworten und Bewertungen während einer Begehung auf einem Tablet-Computer direkt ins System eingetragen werden, selbst wenn keine Internet- oder Intranetverbindung besteht. Die Protokollierung von Ergebnissen im Offline-Modus kommt insbesondere in großen Produktionshallen und auf Baustellen zum Einsatz. Anschließend werden Korrekturmaßnahmen abgeleitet und die zuständigen Kollegen sofort benachrichtigt. Ein Auditbericht ist mit einem Mausklick angefertigt. Umweltleistung und Nachhaltigkeitsaspekte steuern und berichten Die Software richtet sich an Ver- und Entsorger, Industrieunternehmen sowie an Dienstleister, also Unternehmen, die unter anderem auch ihre Ressourceneffizienz verbessern und die Anforderungen der neuen ISO 14001:2015 erfüllen wollen. Ressourcenströme wie Mit EcoWebDesk lassen sich Audits planen, durchführen und auswerten.. Wasser, Strom, Abfall und Materialeinsatz von beliebig vielen Standorten können im System zeitgleich erfasst und sämtliche Tarife und Verbräuche hinterlegt werden. Dabei sind die Verantwortlichkeiten bereits im Vorfeld klar definiert. Nach der Freigabe lassen sich alle Ressourcendaten sofort auswerten – die Kennzahlenberechnung erfolgt dabei automatisch, und die Ergebnisse werden in ausführlichen Tabellen oder auch kompakten Diagrammen dargestellt. So können die Umweltleistung des Betriebes bewertet und wichtige Aspekte umfassend analysiert werden. Dies bildet die Basis für strategische Entscheidungen und zielgerichtete Folgemaßnahmen – unter anderem auch im Nachhaltigkeitsmanagement. Aufbauend auf den Ressourcenströmen veröffentlichen viele Unternehmen freiwillig weitere Informationen zu ihren ökonomischen, ökologischen und sozialen Aspekten. Für Betriebe mit mehr als 500 Mitarbeitern und einer Bilanzsumme von mehr als 20 Mio. € oder Bilder: EcoIntense Ressourcen können erfasst und ausgewertet werden. Umsatzerlösen über 40 Mio. € ist dies ab Ende dieses Jahres Pflicht, wie das Umsetzungsgesetz zur CSR-Richtlinie 2014/95/EU definiert. Mit der zentralen Software-Lösung können die zuvor erfassten Daten für das Nachhaltigkeits- Reporting übernommen und freigegeben werden. Die Erfassung lässt sich dabei in frei definierbaren Reporting-Katalogen strukturieren. Alternativ stehen standardisierte Indikatoren nach der Global Reporting Initiative und dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex zur Verfügung, die sich um individuelle Kenngrößen ergänzen lassen. Flexible Auswertungen zu sämtlichen Indikatoren können erstellt und komplexe Kennzahlen automatisch berechnet werden. Einheiten und Währungen unterschiedlicher Regionen werden dabei automatisch so umgerechnet, dass sie dem Reporting-Standard des Unternehmens entsprechen. Natalja Ststeglova, EcoIntense GmbH, Berlin, natalja.ststeglova@ecointense.de UmweltMagazin Dezember 2016 39

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