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06 | 2017

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Management Energiesparen

Management Energiesparen mit System Mit dem Energiemanagementsystem können Unternehmen ihre Energieberichte digital und papierlos dokumentieren. Die DIN EN ISO 50001 fordert von Unternehmen, ihre Energieeffizienz zu verbessern. Dazu gehört etwa, den Verbrauch von Strom oder Gas kontinuierlich zu messen und wenn möglich nachhaltig zu reduzieren. Um alle notwendigen Schritte dokumentieren zu können, bedienen sich immer mehr Unternehmen moderner Software, wie die der orgavision GmbH aus Berlin. Denn die Spezial-IT verringert das Dokumentenchaos, während die Transparenz steigt. Unternehmen aus Industrie, Gewerbe, Handel und Dienstleistung verbrauchen etwa 45 % der Endenergie in Deutschland, so eine Studie des Fraunhofer Instituts aus dem vergangenen Jahr. Seit 2015 sind Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern angehalten, alle vier Jahre ein Energieaudit durchzuführen oder alternativ ein Energiemanagementsystem zu nutzen. Mit der Software orgavision des gleichnamigen Unternehmens lassen sich nicht nur die Anforderungen des Energiedienstleistungsgesetzes zur Vorbereitung eines Audits erfüllen. Das System bildet ebenfalls die Vorgaben der ISO 50001 ab und bindet die Mitarbeiter in den Verbesserungsprozess mit ein. Mitarbeiter stärker beteiligen Der erste Schritt richtet sich bei der Implementierung allerdings nicht auf Hard- oder Softwarefragen, sondern auf die Menschen. „Es geht darum, Mitarbeiter stärker zu beteiligen“, sagt orgavision-Berater Ralf Kreimeier. Gerade in der Energiepolitik sei es für Unternehmen wichtig, Personal zu integrieren, ein übergreifendes Verständnis zu schaffen und das Thema nachhaltig im Unternehmen zu verankern. Er empfiehlt deshalb, allen Mitarbeitern Zugriff auf ein Energiemanagementsystem (EnMS) zu geben. „Sind Angestellte in die Energiepolitik ihres Unternehmens eingebunden, sind sie motivierter, diese aktiv mitzugestalten“, so Kreimeier. Mit der Kommentarfunktion und dem Ereignismanagement können Nutzer Feedback oder Anregungen geben und nachverfolgen, ob und inwiefern sich dadurch ein Prozess verändert oder verbessert. Mit orgavision als EnMS können Unternehmen ihre Energieberichte digital und papierlos dokumentieren. Das Audit-Modul unterstützt bei noch offenen Anforderungen, zeigt Abweichungen oder Verbesserungspotenziale und hilft, interne und externe Audits vorzubereiten. Diese lassen sich direkt in der Software durchführen. Da alle benötigten Materialien mit der entsprechenden Dokumentation verknüpft werden können, genügt ein Klick und der Energiemanager gelangt direkt zu den vom Auditor geforderten Inhalten. Energiemanagement in der Praxis Am Beispiel der Schwesternverband gGmbH aus Ottweiler mit 3 000 Mitarbeitern wird deutlich, welche Vorteile der Einsatz eines webbasierten EnMS bringt: Das Sozialunternehmen mit 40 Einrichtungen in fünf Bundesländern bietet stationäre, teilstationäre und ambulante Dienste für Menschen im Alter sowie für Menschen mit Behinderungen an. Bis zum vergangenen Jahr hatte 44 UmweltMagazin Juni 2017

Management Bilder: orgavision Der GUTcert-Leitfaden in orgavision hilft Unternehmen beim Aufbau eines Energiemanagements. das Unternehmen das interne Energiemanagement noch in Papierform erledigt. Dokumente, die von einem Energiebeauftragten und vom Management zur Kenntnis genommen werden mussten, wurden ausgedruckt, abgestempelt und in einer Dokumentenmappe zum Geschäftsführer gegeben. Nach dessen Unterschrift und Stempel ging das ganze retour. Daraufhin scannten die Energieverantwortlichen das Papier und legten es auf dem Rechner zur Dokumentation ab. Zusätzlich prüften sie, ob weiterer Handlungsbedarf besteht, etwa Mitarbeiter in anderen Einrichtungen zu informieren. War dies der Fall, wurden oft noch zusätzliche E-Mails verschickt, deren Lesebestätigung nachzuhalten war. „Ein sehr aufwendiger, händischer und vor allem langwieriger Prozess“, sagt Dominik Solander, Referent für Qualitätsmanagement. Als er im Juni 2016 neu ins Unternehmen kam, stand die Zertifizierung nach DIN EN ISO 50001 bevor. Gemeinsam mit der EnMS-Beauftragten Francis Thinnes war Solander für die Vorbereitung des Audits verantwortlich. Das Unternehmen war gerade dabei, orgavision als integriertes Managementsystem einzuführen. „Deshalb habe ich im Verband dafür plädiert, das System auch für unser Energiemanagement zu verwenden“, so der Betriebswirt. Digitalisierung der Verwaltungsprozesse Der ehemals händische Kenntnisnahme-Prozess läuft inzwischen online: Das Dokument wird über die Software geleitet, Solander oder die EnMS-Beauftragte wählen aus, wer es zur Kenntnis nehmen oder freigeben muss. Die ausgewählten Personen erhalten per E-Mail eine Info oder sehen direkt nach dem Login in orgavision, welche Freigaben und Kenntnisnahmen anstehen. Statt Papiere zu unterschreiben, abzustempeln und umständlich hin und her zu schicken, passiert alles digital am PC. Die Zusammenarbeit der Energiemanager und Energiebeauftragen mit den anderen Abteilungen im Unternehmen wird damit nachvollziehbar gemacht. Die Dokumente lassen sich lenken, wie die ISO-Normen es fordern. Auch bei Organigrammen, etwa der EnMS-Organisationsstruktur, hilft die Software. „Früher mussten bei einem Personalwechsel viele Dokumente händisch aktualisiert werden. Heute erhält das System automatisch die neuen Ansprechpartner anhand eines hinterlegten Rollensystems“, sagt Solander. Eine der wichtigsten Produkteigenschaften sei jedoch das Kennzahlen-Monitoring: „Für den Strom-, Gas- und Ölverbrauch aller Einrichtungen gab es vorher kein Controlling“, so der Qualitätsmanager. Inzwischen werden die Kennzahlen überwacht, gemessen und analysiert – wie es die Norm fordert. Das hat beispielsweise dazu geführt, dass statt Leuchtstoffröhren und Glühbirnen mehr LED-Leuchten im Einsatz sind und auf vielen Fluren Bewegungsmelder das Licht steuern. Über Schulungen und Aushänge sowie Informationen in orgavision will das Unternehmen bei seinen Mitarbeitern mehr Bewusstsein für das Thema Energie schaffen. Dazu Solander: „Das, was viele bereits zu Hause berücksichtigen – beispielsweise das Licht auszuschalten, wenn keiner im Raum ist –, soll auch im Arbeitsalltag mehr berücksichtigt werden.“ Zum Aufbau eines EnMS nach ISO 50001 bietet der Software-Entwickler die Integration eines Leitfadens an. Der Kooperationspartner GUTcert GmbH, Berlin, erläutert über drei Stufen in 18 Schritten das genaue Vorgehen. Das dazugehörige Excel-Tool ging aus einem Forschungsprojekt für das Umweltbundesamt hervor und hat sich in der Praxis bewährt. So erreichen Firmen auf einem strukturierten, nachhaltigen Weg ihre Ziele, Energie effizienter zu verwenden, die Umwelt zu entlasten und Kosten zu sparen. Ralf Kreimeier, orgavision GmbH, Berlin, ralf.kreimeier@orgavision.com UmweltMagazin Juni 2017 45

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