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07-08 | 2017

Management frachtroute

Management frachtroute ermittelt. Dazu erfasst die Arbeitsgruppe von allen Carriern für jedes Schiff über das ganze Jahr hinweg die zurückgelegte Strecke, die maximale Kapazität sowie die Verbräuche. Geprüfte Datenqualität Die ermittelten CO 2 -Faktoren werden jährlich in das unternehmenseigene Data Warehouse von Hermes eingespielt. Dort ist die gesamte Bilanzierungslogik hinterlegt und ermöglicht eine weitgehend automatisierte und standardisierte Ermittlung der Kohlendioxid-Emissionen. „Unsere eigene CO 2 -Bilanzierung lassen wir zudem regelmäßig von der Wirtschaftsprüfungsund Beratungsgesellschaft PwC überprüfen – mit Erfolg“, so Kulinski. Dies ermögliche eine Dokumentation und Berichterstattung auf hohem Qualitätsniveau und schaffe die Basis für weitere Verbesserungen: „Hermes profitiert auch vom Austausch mit den anderen CCWG-Mitgliedern. Aufgrund von Erfahrungen und Best Practices können wir die eigene Bilanzierungslogik immer weiter optimieren.“ Zweimal jährlich nimmt das Unternehmen derzeit an den Member Meetings teil, berichtet über die eigenen Nachhaltigkeitsaktivitäten und gestaltet die weitere Entwicklung der Initiative in unterschiedlichen Arbeitsgruppen mit. Carrier nach Klimaschutz-Kriterien auswählen Für die Kunden des Logistik-Unternehmens ist es künftig leichter, den Faktor Klimaschutz in ihre Planungen und in die Auswahl bestimmter Carrier mit einzubeziehen. „Auf der Basis der gesammelten Daten möchten wir unseren Kunden eine individuelle Auswahlmatrix für den Seefrachtbereich zur Verfügung stellen, das heißt: Der Kunde kann aufgrund von Kosten, Laufzeit und Emissionen seinen favorisierten Carrier auswählen“, sagt Kulinski. Für diejenigen, die eine eigene Nachhaltigkeitsstrategie verfolgen möchten, ergeben sich dadurch Vorteile, denn sie müssen keine eigene Lösung für die Bilanzierung von CO 2 -Emissionen aufbauen. Sind die Ziele und Anforderungen einmal klar festgelegt, kann Hermes die relevanten Daten zur Umweltperformance seiner Kunden monatlich automatisiert zur Verfügung stellen. Ole Björn Kulinski, Hermes Germany GmbH, Hamburg, olebjoern.kulinski@hermesworld.com Integriertes Umweltmanagement bei der Druckproduktion Das Druckhaus Berlin-Mitte nimmt seit 15 Jahren an EMAS-Audits teil. Die Druckhaus Berlin-Mitte GmbH erfüllt die Kriterien des „Blauen Engel“ für eine umweltschonende Produktion. Seit mehr als 15 Jahren nimmt das Unternehmen an der freiwilligen Umweltbetriebsprüfung nach der EU-Öko-Audit-Verordnung „Eco-Management and Audit Scheme“ teil. Seither wird der Betrieb jedes Jahr validiert. Mit der Managementsoftware „orgavision“ der orgavision GmbH, Berlin, können alle dafür erforderlichen Unterlagen digital bereit und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Bild: Druckhaus Berlin-Mitte Das vor mehr als 130 Jahren in Berlin gegründete Verlagshaus blickt auf eine lange Tradition zurück. Im Laufe der Jahre änderte sich der Name mehrmals. Bis schließlich im Jahr 1992 das Druckhaus Berlin-Mitte entstand. Die Leistungen reichen von der digitalen Datenerfassung über den Druck bis hin zur komplexen, buchbinderischen Weiterverarbeitung inklusive Versand. Das Unternehmen beschäftigt an zwei Standorten 65 Mitarbeiter. Seit 2002 nimmt es am „Eco-Management and Audit Scheme“ (EMAS), einem System für freiwilliges Umweltmanagement und der dazugehörigen -betriebsprüfung, teil. Verantwortlich für das Qualitäts- und Umweltmanagement ist Christin Lieke. „Als ich vor gut eineinhalb Jahren beim Druckhaus anfing, habe ich von meinem Vorgänger, der in Rente ging, zwei Aktenschränke mit Ordern übernommen“, sagt die studierte Druck- und Medientechnikerin. Darin enthalten: Das Unternehmenshandbuch in der aktuellen und allen Vorgängerversionen. Außerdem alle dazugehörenden Arbeitsanweisungen, Formulare und Prozessbeschreibungen. 38 UmweltMagazin Juli - August 2017

Management Digitalisieren der Papierordner Von der Geschäftsführung erhält die QM- und Umweltbeauftragte die Aufgabe, die umfangreichen Dokumentationen zu digitalisieren und zu strukturieren. Denn werden Sicherheitsvorschriften oder Anweisungen aktualisiert, ist meist nicht nur ein einzelnes Dokument zu ändern, sondern alle Dateien, die diese Vorschriften enthalten. Früher mussten die Verantwortlichen auf dem Laufwerk nach allen betroffenen Word-Dokumenten suchen, diese aktualisieren, ausdrucken und zusätzlich die neuen Versionen separat per E-Mail an die Verantwortlichen zur Kenntnisnahme senden. Ein integriertes Managementsystem sollte Abhilfe schaffen. Das Unternehmen wollte neben dem Umwelt- auch das Energie- und Qualitätsmanagement abbilden, Dokumente steuern und das System zusätzlich als Plattform für das Wissensmanagement nutzen. Eine Recherche nach einem geeigneten Anbieter führte zu orgavision, dem System der gleichnamigen Software-GmbH, die, wie das Druckhaus, in Berlin zuhause ist. Christin Lieke bestellte die kostenlose Testversion und importierte zunächst die Unternehmensbeschreibung. „Schon beim Einpflegen der Dateien fiel positiv auf, wie flexibel das System ist. Der Verweis auf mitgeltende Dokumente etwa ist für uns eine große Arbeitserleichterung“, sagt sie und gibt ein Beispiel: Einmal aktualisiert, übernimmt die Software die neuen Daten in alle verknüpften Dateien und dokumentiert, wer wann etwas geändert hat. Über einen integrierten Workflow erhalten hinterlegte Prozessbeteiligte automatisch eine E-Mail. Ist zusätzlich eine Freigabe, Prüfung oder Kenntnisnahme notwendig, erinnert das System die Verantwortlichen an ihre Aufgaben. Die Software arbeitet mit einem visuellen Versionsvergleich und hebt alle Änderungen hervor. So sieht jeder sofort, was geändert oder gelöscht wurde und was neu dazugekommen ist. Innerhalb eines dreiviertel Jahres baute das Druckhaus sein Umweltund Qualitätsmanagement in orgavision nach den neuen ISO Normen 14001 und 9001 auf. Zertifizieren lässt sich das Unternehmen allerdings derzeit nicht mehr, da, laut Lieke, der Preis im Verhältnis zum Nutzen in der Branche zu gering sei. Mit der Software lassen sich Dokumente für alle Mitarbeiter papierlos auf dem neuesten Stand halten. Bild: orgavision Anspruchsvolle EMAS-Validierung „Wir haben uns stattdessen für die anspruchsvollere EMAS-Validierung entschieden, die zusätzlich auch Öffentlichkeitsarbeit mit einbezieht.“ Dazu gehören etwa regelmäßige Umwelterklärungen, in denen das Unternehmen seine Kennzahlen, Umweltziele sowie seine Ökobilanz veröffentlicht. „Erreichen wir unsere Ziele nicht, müssen wir das begründen. Kündigen wir eine Umweltmaßnahme an, führen sie aber nicht durch, sind wir zu einer Erklärung verpflichtet“, beschreibt die Umweltbeauftragte die strengen Vorgaben. EMAS fordert außerdem, Beschäftigte in den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung mit einzubeziehen. Mitarbeiter sollen sich mit den Umweltschutzinteressen ihres Arbeitgebers identifizieren und dafür sorgen, dass Umweltmanagement gelebt wird, statt in Form ungelesener Handbücher im Schrank zu verstauben. So sind vom Einkäufer über die Controllerin bis zum Betriebsrat alle Kollegen beteiligt. Der verantwortungsvolle Umgang mit Ressourcen wie Wasser und Strom oder die umweltgerechte Entsorgung von Papier, Glas oder Tonerkartuschen sind für die Mitarbeiter selbstverständlich. „Neu beschlossene Maßnahmen, wie etwa die Bestellung unseres Büromaterials bei einem nachhaltigen Versender, kann ich über die Software direkt einem Verantwortlichen zuordnen“, so Lieke darüber, wie das System diese Vorgabe unterstützt. Für Audits nutzt sie das orgavision-Modul Auditmanagement. Darüber kann sie beispielsweise einem externen Prüfer zeigen, wie das gesetzte Ziel, 30 % des Stromverbrauchs im Stammhaus einzusparen, mit modernen T5-Leuchtstoffröhren und dem Einsatz von Bewegungsmeldern, erreicht wurde. Auch der Plan der Geschäftsführer, ein System zu finden, das mehr als nur Umweltmanagement kann, ist aufgegangen. Die Software hat sich zu einer Wissensdatenbank entwickelt, in der neben dem Umweltauch das Qualitäts- und Energiemanagement, sowie sämtliche für Mitarbeiter relevanten Informationen enthalten sind. Ähnlich wie Google arbeitet orgavision mit Schlagwortsuche und Autovervollständigung. Mussten Suchende früher noch auf Laufwerken nach zugelassenen Lieferanten, Ablaufbeschreibungen oder Organigrammen forschen, erscheinen die gesuchten Daten heute sekundenschnell auf dem Bildschirm. „Die einfache Suchfunktion erleichtert allen Kollegen den Arbeitsalltag“, so Lieke. Ralf Kreimeier, orgavision GmbH, Berlin, ralf.kreimeier@orgavision.com UmweltMagazin Juli - August 2017 39

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